E o dinheiro do Condomínio?!
Esta é a terceira publicação que estamos apresentando, relacionada
a situações básicas de um condomínio, é a série Descomplicando Condomínios!
Na primeira parte, abordamos o tema relacionado a abertura de CNPJ
(Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) de condomínios. Na segunda, tratamos
de algumas ações que entendemos sejam importantes, após a abertura do CNPJ;
tais como a transferência da titularidade de todas as despesas relacionadas ao
condomínio, para o CNPJ próprio; bem como a abertura de conta corrente.
Nesta postagem, vamos tratar do tema ‘E o dinheiro do
Condomínio?!’, que abrange esclarecimentos sobre a ORGANIZAÇÃO BÁSICA DAS
FINANÇAS!
Para facilitar o entendimento, separamos esse tema em quatro
partes: cobrança, guardar os recursos, pagamentos e prestação de contas.
> Cobrança: e emissão de boletos bancários, com instrução de
protesto ou não, é algo indispensável para o Condomínio, Síndico e
Administrador de Condomínios. Considerando que o Condomínio tenha uma Conta
Bancária, realizar a cobrança da taxa condominial mensal, através da emissão de
boleto bancário, em favor do Condomínio, é uma prática usual e totalmente
recomendada; isso, mesmo que o Condomínio seja pequeno.
Essa prática facilita ‘a vida’ de todos os envolvidos...
... exemplo:
O Síndico ou Administrador faz a emissão dos boletos, entrega/
envia aos Condôminos, com antecedência mínima de uma semana; e o Condômino se
organiza/ agenda o pagamento, da forma que melhor lhe convier. Economizando
assim o tempo de todos os envolvidos!
Caso seja necessário ao Síndico ou Administrador, receber em
espécie o valor da taxa, por algum motivo real, ... sugerimos que o valor seja
depositado na Conta Corrente, pois assim, o movimento daquele recurso fica
‘marcado’.
Neste caso, é indispensável a emissão de recibo, em duas vias (uma
para o Condômino e a outra para o Síndico).
> Guardar os recursos: considerando que o Condomínio tem uma
conta bancária, e que os Condôminos pagam a taxa condominial mensal, através de
boleto bancário, o dinheiro do Condomínio fica ‘guardado’ na conta corrente do
Condomínio... a nosso ver, isso é uma sequência lógica, que mais uma vez
facilita para a vida de todos!
Portanto, não recomendamos que o síndico, ou mesmo a empresa
Administradora de Condomínios, tenha dinheiro do Condomínio em mãos.
> Pagamentos: mais uma vez considerando que o Condomínio tenha
uma Conta Corrente aberta, e que os recursos entram/ caem nesta Conta, através
do pagamento dos boletos emitidos pelo Síndico ou pela Administradora de
Condomínios; observado isso, fazer os pagamentos dos boletos correspondentes as
despesas mensais do Condomínio (tais como energia elétrica, água, manutenção
mensal do elevador, gás, seguro e outras despesas) em que há emissão de boleto,
naturalmente devem ser feitas com recursos que estão na Conta. Não de hoje, as
tecnologias permitem que tais boletos sejam pagos diretamente através da
utilização delas; ou seja, se faz os pagamentos através destes recursos tecnológicos,
seja pelo uso de aplicativos ou através de softwares; ambas opções sem a
necessidade de deslocamento até o banco, nem mesmo até os caixas eletrônicos.
Porém, há casos em que não ocorre a emissão de boletos bancários,
como por exemplo o pagamento das despesas relacionadas ao serviço de limpeza,
encanadores, eletricistas, ou a aquisição de produtos com valores relativamente
baixos, como produtos de limpeza, fotocopias, material elétrico ou outros
materiais de conservação. Nestes casos restam algumas opções, tais como:
programar saques (no caso de valores ‘maiores’), transferência entre contas
bancárias, emissão de cheques (cada vez menos utilizados, devido aos possíveis
transtornos com assinatura), utilização do cartão de debito do próprio condomínio,
pagamento com recursos da empresa administradora do condomínio (para posterior
ressarcimento).
> Prestação de contas: como consta em várias Convenções de
Condomínio (tema que trataremos mais a fundo, em postagem futura), recomendamos
que a ‘prestação mensal’ seja feita nos primeiros dias do mês subsequente, além
da prestação que ocorre em cada Assembleia Geral Ordinária (outro tema que
iremos tratar em postagem futura).
Na prestação, deve constar tanto os recursos que o Condomínio recebeu,
bem como os que gastou/ pagou/ utilizou, juntamente com os saldos do início e
do final do mês; visto de forma básica.
A divulgação pode ocorrer de várias formas; o usual mural do
Condomínio pode ter uma prestação ali fixada, além da entrega individual, envio
por meios eletrônicos (e-mail, whatsapp), e disponibilizando através de
sistemas de empresas administradoras, que hoje disponibilizam acesso pelo site
próprio ou mesmo através de aplicativo específico.
O importante, a nosso ver, é que a divulgação efetivamente ocorra.
Assista ao vídeo que produzimos sobre o tema, em parceria com
a ConectaMais Web TV.
Ficou com alguma dúvida?
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administração, podemos ajudar você, Síndico ou Condômino?
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Teremos o maior prazer em atendê-lo!
Esperamos que este material ajude você!
Grande Abraço!
Equipe Nedeff Soluções em Administração
Adm. Ms. Maurício C. Nedeff
Acadêmica em Contábeis Jaqueline Sonoski
Arq. Deniele Salvallagio
Caso você não tenha lido nossa primeira postagem, que trata da abertura de um CNPJ, para Condomínio, clique no link abaixo, para visualizar...
Se tiver dúvidas, sobre o que fazer, depois que o seu condomínio
recebeu o CNPJ, clique no link abaixo, e veja dicas da postagem ‘CNPJ na mão, e
agora?!’
Este material tem por objetivo colaborar com a função de
Administradores, Síndicos e Condôminos, porém, não significa que seja este, um
material completo e definitivo.
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